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6. Partager les bases de connaissances avec votre équipe
Partagez une base de connaissances avec les membres de votre équipe pour que chacun bénéficie des mêmes réponses ancrées de l'IA.
Une base de connaissances dans OUPI est une collection privée et indexée de vos documents que l'IA consulte pour ancrer ses réponses. Lorsque vous partagez une base de connaissances avec des membres de l'équipe, chacun peut l'utiliser dans ses propres conversations ChatPro, agents OUPI Studio, sessions Deep Research et étapes RAG des workflows — tous puisant dans les mêmes sources vérifiées. Cela signifie des réponses cohérentes et ancrées dans toute votre équipe, sans que chaque personne n'ait besoin de téléverser et de maintenir sa propre copie des documents.
Le partage est simple : chaque base de connaissances dispose d'une boîte de dialogue de partage que vous pouvez ouvrir directement depuis sa page. À partir de là, vous choisissez les membres de l'équipe qui doivent y avoir accès. Une fois le partage effectué, ces collègues peuvent sélectionner la base dans leurs propres outils — par exemple via le sélecteur RAG dans ChatPro ou le bouton RAG dans OUPI Studio — sans avoir besoin de tout recréer ou de retéléverser quoi que ce soit. La base reste gérée par son propriétaire, de sorte que les documents, les paramètres de découpage et les mises à jour restent centralisés.
Organisez une base de connaissances par sujet plutôt que de tout regrouper dans une seule base. La récupération est plus précise lorsque le périmètre est ciblé, et partager une base bien délimitée signifie que vos collègues obtiennent des réponses précises et pertinentes plutôt que des résultats bruyants issus de documents sans rapport.
Avant de partager une base avec votre équipe, utilisez le champ de recherche intégré sur la page de la base de connaissances. Saisissez de véritables questions que vos collègues sont susceptibles de poser et examinez les passages renvoyés. Si les résultats sont incomplets, ajoutez des documents ou ajustez le découpage avant d'inviter d'autres personnes.
Gardez à l'esprit que votre forfait et les paramètres d'administration limitent le nombre de documents par base de connaissances, et que l'indexation consomme des crédits d'embedding proportionnels à la taille des documents. Lorsqu'une base est partagée, les requêtes de chaque membre de l'équipe recherchent dans le même contenu indexé — la recherche elle-même est légère. Cependant, si vous ajoutez des documents pour répondre aux besoins d'une équipe plus importante, le coût d'indexation augmente. Coordonnez-vous avec votre administrateur si vous prévoyez de faire évoluer considérablement une base partagée.
Accédez à votre page Bases de connaissances, ouvrez une base existante (ou créez-en une), puis cliquez sur la boîte de dialogue de partage. Ajoutez au moins un membre de l'équipe. Demandez-lui d'ouvrir ChatPro, de sélectionner la base partagée dans le sélecteur RAG, et de poser une question pour confirmer qu'il reçoit des réponses ancrées dans vos documents.
Vous savez maintenant comment partager une base de connaissances pour que toute votre équipe bénéficie des mêmes réponses ancrées de l'IA. Points clés à retenir : utilisez la boîte de dialogue de partage sur n'importe quelle page de base pour inviter des collègues ; gardez les bases centrées sur un sujet pour une récupération plus précise ; testez avec la recherche intégrée avant de partager ; et soyez attentif aux limites de documents et à l'utilisation des crédits d'embedding à mesure que la base grandit. Des connaissances partagées signifient des réponses d'IA cohérentes et fiables dans tous les outils de la plateforme.